Çalışan Verilerinin KVKK Kapsamında Korunması
Günümüzde işverenlerin çalışanlarına ait kişisel verileri toplaması, işlemesi ve saklaması kaçınılmazdır. Ancak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), çalışan verilerinin korunmasına yönelik önemli yükümlülükler getirmektedir. İşverenler, bu yükümlülüklere uymadıkları takdirde ciddi yasal yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirler. Bu yazımızda, çalışan verilerinin KVKK kapsamında nasıl korunması gerektiğini ele alacağız.
1. Çalışan Verisi Nedir?
KVKK kapsamında çalışanlara ait kişisel veriler şunları içerebilir:
- Kimlik bilgileri (Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi vb.)
- İletişim bilgileri (Telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah vb.)
- Banka hesap bilgileri
- SGK kayıtları ve maaş bilgileri
- Performans değerlendirme verileri
- Sağlık verileri ve engellilik durumu (Özel nitelikli kişisel veri)
- Kamera kayıtları ve biyometrik veriler
2. Çalışan Verilerinin İşlenmesi ve Saklanması
KVKK’ya göre çalışanların kişisel verileri aşağıdaki ilkeler doğrultusunda işlenmelidir:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olmalı
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmeli
- Gerekli olan süre kadar saklanmalı, gereksiz yere tutulmamalı
- Güvenli bir şekilde korunmalı ve izinsiz erişime karşı önlemler alınmalı
3. İşverenlerin KVKK Kapsamındaki Yükümlülükleri
Çalışan verilerinin işlenmesi ve korunması için işverenlerin yerine getirmesi gereken bazı temel yükümlülükler bulunmaktadır:
a) Aydınlatma Yükümlülüğü
Çalışanların kişisel verilerinin nasıl işlendiği, hangi amaçlarla kullanıldığı ve hangi süre boyunca saklanacağı konusunda açık bir şekilde bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bu bilgiler Aydınlatma Metni ile çalışanlara sunulmalıdır.
b) Açık Rıza Alınması
KVKK’ya göre, bazı kişisel verilerin işlenmesi için çalışanlardan açık rıza alınması gerekmektedir. Özellikle sağlık verileri, biyometrik veriler gibi özel nitelikli kişisel veriler için açık rıza zorunludur.
c) Veri Güvenliği Tedbirlerinin Alınması
İşverenler, çalışan verilerini korumak için şu önlemleri almalıdır:
- Yetkisiz erişimi önlemek için erişim kontrolleri uygulanmalı
- Güçlü şifreleme yöntemleri kullanılmalı
- Veriler yalnızca yetkili kişiler tarafından işlenmeli
- Kişisel veriler belirlenen süre sonunda güvenli bir şekilde imha edilmeli
d) Kişisel Verilerin Üçüncü Kişilerle Paylaşımı
Çalışan verileri, sadece hukuki zorunluluklar çerçevesinde üçüncü taraflarla paylaşılabilir. Örneğin;
- SGK ve Vergi Daireleri ile zorunlu bilgi paylaşımı
- Banka ve sigorta şirketleri ile maaş ödemeleri veya sigorta işlemleri için veri paylaşımı
Üçüncü taraflarla yapılan veri paylaşımı için gizlilik sözleşmesi imzalanmalı ve çalışanlar bu süreç hakkında bilgilendirilmelidir.
4. Çalışan Hakları ve İşverenin Sorumlulukları
Çalışanlar, KVKK kapsamında işverenlerinden aşağıdaki taleplerde bulunabilir:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse hangi verilerin işlendiğini ve kullanım amacını öğrenme
- Yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini talep etme
- Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Kişisel verilerinin üçüncü kişilerle paylaşılmasını kısıtlama
İşverenler, çalışanların bu haklarını kullanmasını sağlamak için başvuru ve şikâyet mekanizmaları oluşturmalı ve veri ihlali durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (KVKK) bildirimde bulunmalıdır.
5. Çalışan Verilerinin Güvenliğini Artırma Yöntemleri
İşletmeler, KVKK uyumluluğunu artırmak için aşağıdaki adımları uygulayabilir:
- KVKK farkındalık eğitimleri düzenlemek
- Kişisel veri envanteri oluşturmak ve işlenen verileri belirlemek
- Güçlü erişim yönetimi ve siber güvenlik önlemleri almak
- Veri saklama ve imha politikaları oluşturmak
- Düzenli denetimler yaparak KVKK’ya uygunluğu kontrol etmek
Sonuç
Çalışan verilerinin KVKK kapsamında korunması, işverenlerin hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar hem de çalışanların güvenliğini artırır. İşletmelerin, KVKK gerekliliklerine uyum sağlaması, veri güvenliği risklerini minimize ederken, çalışan memnuniyetini de artıracaktır.
EKOARD olarak, KVKK uyumluluk süreçlerinizi yönetmenize ve çalışan verilerinin korunması için gerekli önlemleri almanıza yardımcı olabiliriz. Daha fazla bilgi ve profesyonel destek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
